OM SYMANTEC

News Release

Email-afhængighed rammer europæiske virksomheder, og mængden af email fordobles

HELLERUP, den 9. januar 2006 - Symantec, en globalt førende producent inden for informationssikkerhed, offentliggør i dag en ny undersøgelse, der viser, at afhængighed af e-mail spreder sig blandt de ansatte i virksomheder i EMEA-området (Europa, Mellemøsten og Afrika). Mængden af e-mail er steget med 47 % i det seneste år. Brugerne bliver stadig mere afhængige af e-mail-teknologi, og 75 % af medarbejderne siger, at de er afhængige. Nogle ansatte må bruge mere end en halv arbejdsdag på at forholde sig til deres indbakke.

Undersøgelsens formål er at kaste lys over de konsekvenser, der knytter sig til den stadigt stigende brug af e-mail. Den omfatter 1.700 brugere og it-chefer i Europa, Mellemøsten og Afrika. Undersøgelsen viser:

  • E-mail dominerer arbejdsdagen: 52 % af de adspurgte bruger to timer om dagen, hvilket svarer til en hel arbejdsdag hver uge, på at læse, besvare og oprette e-mail. Yderligere 15 % bruger mindst fire timer om dagen, hvilket svarer til en halv arbejdsdag.
  • Afhængighed forlænger arbejdsdagen: E-mail-afhængighed har udvidet arbejdsdagen med 54 % for alle ansatte, der tjekker e-mail før kl. 9 (nogle begynder allerede kl. 6), og hovedparten tjekker mail sidste gang omkring kl. 17 (selv om nogle bliver ved til midnat).
  • Mængden af e-mail stiger stadig: 91 % af it-cheferne mener, at mængden af email-trafik i deres virksomhed er steget med i gennemsnit 47 % i det seneste år. Tallet når op på 200 % i større virksomheder med 500 ansatte eller derover. I ekstreme tilfælde sender nogle ansatte op til 350 e-mails om dagen og modtager op til 450.
  • E-mail bliver et uundværligt værktøj i arbejdet: De ansatte bruger e-mail til en lang række forretningsaktiviteter, for eksempel til at aftale møder (74 %), håndtere kontaktinformation (62 %), finde dokumenter (74 %) og uddelegere opgaver (46 %)

- I de seneste år har e-mail ændret sig fra blot at være en kommunikationsform til at blive et vigtigt forretningsværktøj, men teknologiens indflydelse på arbejdsstyrken vækker bekymring, siger Lindsey Armstrong, senior vice president for EMEA hos Symantec Corporation. Professionelle brugere går langt videre end til blot at kommunikere via e-mail; de bruger den til at vedligeholde deres kalendere og deres kontaktdetaljer, gemme oplysninger og hente dokumenter. Virksomheder i EMEA-området risikerer, at den stigende mængde e-mail betyder, at brugerne til sidst ikke kan nå at åbne, reagere på og håndtere alle de beskeder, de modtager. Virksomhederne bør begynde at tænke på politikker og retningslinjer, der kan hjælpe de ansatte med at håndtere den stigende informationsstrøm, frem for at vente, indtil brugerne bliver fuldstændig overvældet.

Undersøgelsen gav også interessante resultater, når det gælder brugen af mobil e-mail. 31 % af de adspurgte bruger mobilt udstyr til at læse mail. Heraf tjekker hovedparten, 72 %, mail i situationer uden for kontoret. Mobil e-mail har øjensynlig en stor indflydelse på brugerne, som det fremgår af tallene:

  • 34 % af de adspurgte tjekker mail, når de står op om morgenen, og for 30 % er det det sidste, de gør om aftenen.
  • 65 % af mobile e-mailbrugere bruger mobilt udstyr til arbejdsopgaver, mens de er sammen med deres familie og/eller venner.
  • 40 % af mobile e-mailbrugere har tjekket arbejdsmail, mens de var på ferie, og 38 % har gjort det, mens de var sygemeldt.

Det er imidlertid opmuntrende, at undersøgelsen også viser nogle meget positive tendenser i forbindelse med mobil e-mail. Mens 27 % af de adspurgte mente, at det øger stress at tjekke mail efter arbejdstid, sagde ikke færre end 23 %, at det mindsker stress. 43 % af mobile e-mailbrugere mener, at mailadgang efter arbejdstid gør dem mere effektive. Det kan måske overraske, at ikke færre end 75 % mener, at det er deres ansvar, ikke arbejdsgiverens, at holde styr på brugen af e-mail.

Hos Symantec tager man e-mail afhængigheden alvorligt. Man har udviklet løsninger som aflaster e-mail systemet, hvilket fører til mindre administration og vedligeholdelse for slutbrugere og administratorer.

1.Implementering:

  • Arkiveringssystemer, der erstatter hele beskeder med genveje, der gør, at brugerne undgår at overskride grænsen for deres mailboks, håndterer mængden af beskeder i indbakken og at de får hurtig adgang til e-mail, når de har brug for dem.
  • Arkiveringssystemer, der giver administratorer central kontrol med informationsstrømmen, begrænser dobbelt opbevaring af information og backup samt reducerer udgifterne til opbevaring.
  • Spamfiltre, der styrer mængden af uønskede beskeder, som brugerne modtager. De er navnlig gode til at begrænse mængden af e-mail, der hentes under fjernarbejde.

2.Undervisning:

  • I effektiv håndtering af e-mail. Sørg for, at brugerne gemmer og sletter de rigtige meddelelser.
  • I at arbejde sammen med it-afdelingerne for at sikre, at nødvendig backup tages på rette tid og på den rigtige måde. På den måde begrænser man mængden af data, der gemmes

3.Anbefaling:

  • Brugerne bør så vidt muligt tale med deres kolleger og kunder frem for at sende e-mail.
  • De ansatte bør undgå at sende mange kopier til folk på maillister, hvis det ikke er nødvendigt.
  • Man bør undgå at sende unødvendige meddelelser, for eksempel skal oplysninger, der henvender sig til lokale afdelinger, ikke ud til hele virksomheden.

Dynamic Markets har foretaget 1.700 samtaler med ansatte og it-chefer om ansvaret for firmaets e-mailssystemer. Alle virksomhederne har 500 ansatte eller derover, og de fordeler sig på en række sektorer i Europa, Mellemøsten og Afrika. Der blev desuden foretaget 15 dybdegående kvalitative interviews.

Om Symantec

Symantec er den førende leverandør af informationssikkerhed, og virksomheden leverer et bredt sortiment af software, hardware-appliances og services designet til at hjælpe enkeltpersoner, små og mellemstore virksomheder og enterprisevirksomheder med at sikre og styre deres it-infrastruktur. Symantecs Norton-produktgruppe er førende inden for sikkerhed og problemløsning til privatbrugere. Symantec opererer i mere end 35 lande og har hovedkvarter i Cupertino, Californien. Det danske kontor ligger i Hellerup. Yderligere information på www.symantec.dk.