Introducción
El correo electrónico se ha convertido en una aplicación tan indispensable como cualquier otro sistema informático. Como consecuencia, las organizaciones están evaluando sus políticas y sistemas para administrar el correo electrónico, y los profesionales de TI deben tener en cuenta las preocupaciones más comunes, que incluyen administración de los recursos, administración de la retención y administración de la detección.
Las empresas están evaluando o usan soluciones de software de archivado del correo electrónico para solucionar estos problemas. Con estos sistemas, TI puede controlar el crecimiento de los costos del almacenamiento del correo electrónico. Además, estos sistemas ofrecen a los usuarios finales funciones de almacenamiento y búsqueda, y permiten que los departamentos legales cuenten con un sistema consistente para retener y encontrar correos electrónicos. Si bien estos sistemas simplifican los problemas relativos al tamaño de almacenamiento de los archivos, el período de retención de archivos y la búsqueda de archivos, no los eliminan por completo.
¿Por qué? Porque no todos los correos electrónicos tienen el mismo impacto en la organización. Algunos correos electrónicos representan un activo y otros son una potencial fuente de problemas. Y la cantidad de tiempo que debe retenerse depende de la categoría a la que pertenece el correo electrónico. Sin embargo, las organizaciones que utilizan los sistemas de archivado del correo electrónico, por lo general, no poseen un sistema de archivado automático. Algunas archivan, pero conservan todo durante el mismo período de tiempo o archivan, pero lo conservan todo para siempre.
Tiene que haber un modo mejor de hacerlo.
El uso del archivado inteligente. La evolución natural de las primeras soluciones de software de archivado del correo electrónico: el archivado inteligente utiliza tecnologías de retención y clasificación inteligente para obtener, categorizar, indexar y almacenar los datos para aplicar políticas y proteger los activos corporativos, al tiempo que reducen los costos de almacenamiento y simplifican la administración.
Las soluciones de archivado inteligente se encargan de uno de los desafíos más importantes del almacenamiento y el reconocimiento del correo electrónico: la clasificación de los datos. En lugar de darle el mismo tratamiento a todos los correos electrónicos, el archivado inteligente ofrece una clasificación inteligente y categoriza los mensajes de acuerdo con la relevancia que tienen para determinados fines empresariales. Los datos pueden filtrarse, retenerse y reconocerse de forma inteligente sólo cuando están correctamente clasificados.
No sólo cada tipo de mensaje de correo electrónico tiene un valor diferente, sino que cada empresa tiene diferentes necesidades de clasificación para su información. Por ejemplo, las empresas que están muy orientadas a procesos, como las empresas de seguros o las sociedades hipotecarias, pueden requerir una clasificación mucho más selectiva que un fabricante u otra empresa con interacciones más fluidas.Es posible que otras empresas ya cuenten con un sistema de administración de contenido empresarial (ECM) y simplemente deseen ampliarlo a un correo electrónico archivado.
El archivado inteligente admite estas opciones de clasificación y ofrece una clasificación de usuario que permite ordenar los mensajes como parte del archivado, una clasificación automatizada que asigna etiquetas los mensajes basándose en reglas, y una integración con los sistemas de ECM que aplica las políticas de ECM existentes a los mensajes de correo electrónico.
Muchas organizaciones deben confiar en sus usuarios para tomar decisiones difíciles acerca de los correos electrónicos que deben guardarse o eliminarse. No obstante, a menudo esto puede abrumar a los usuarios con demasiados procesos y afectar a su productividad. Por ejemplo, se puede solicitar al usuario que use una interfaz basada en web, que guarde el correo en una carpeta específica o que use un plug-in de aplicación para especificar metadatos.
A fin de ayudar a reducir la cantidad de pasos que deben realizar los usuarios para clasificar los correos electrónicos, los sistemas de archivado inteligente ofrecen un modelo de clasificación dirigido por el usuario que es inteligente y sencillo. Este software supervisa la actividad del correo electrónico de los usuarios, identifica el correo electrónico que se debe clasificar y solicita al usuario que elija de entre un subconjunto de clasificaciones predeterminadas únicamente cuando sea necesario.
Al proporcionar un proceso de captura del correo electrónico basado en políticas, el motor de clasificación del usuario permite ordenar todo el correo regulado y crucial para la empresa a medida que se crea cada elemento o el usuario lo lee. De esta manera, al tomar el control de los registros en el momento en que son más vulnerables, se cumple más eficazmente con las políticas de retención de usuario.
A diferencia de la clasificación de usuario, la clasificación automatizada hace que sean los circuitos del sistema de archivado quienes tomen las decisiones en lugar de los usuarios. Los motores de clasificación actuales utilizan una combinación de enfoques para analizar los mensajes y determinar de qué tipo de contenido se trata.
Por ejemplo, para determinar el tipo de contenido, un motor de clasificación automatizado puede evaluar los remitentes y los destinatarios, así como los grupos en los que residen. También puede evaluar la dirección de los mensajes dado que los mensajes enviados externamente por lo general necesitan un mayor grado de análisis y retención. Un motor automatizado puede evaluar los mensajes por palabras clave o patrones. Por ejemplo, permite buscar los correos electrónicos por secuencias que identifican números de la seguridad social, etc.
Los sistemas de archivado inteligente más sólidos ofrecen una amplia variedad de reglas de etiquetado basadas en condiciones predefinidas o personalizables. La flexibilidad es clave, ya que es posible establecer normas en varios niveles. Las normas de etiquetado también permiten realizar determinadas acciones en los mensajes, como configuración de la retención, exclusión y marcado para revisión.
Sin duda, muchas organizaciones ya cuentan con un sistema de ECM que categoriza y administra los registros en varios tipos de contenidos. Estos sistemas pueden integrarse con los sistemas de archivado inteligente de correo electrónico para permitir que el archivo almacene y optimice los mensajes de correo electrónico y, a su vez, permitir que el sistema de ECM tome decisiones de retención consistentes en los distintos tipos de datos. Una vez que los mensajes están en el sistema integrado, los usuarios pueden examinar y buscar mensajes administrados por el sistema.
Para la administración externa de las políticas de retención, se crean objetos en el sistema de ECM con referencia a mensajes archivados en el sistema de archivado inteligente. Estos objetos son controlados por políticas estándar del sistema de ECM, que clasifican los objetos de acuerdo con los ciclos de vida de retención configurados y eliminan los objetos cuando éstos alcanzan la fecha de caducidad. Cuando se elimina un mensaje retenido con el sistema de ECM, la integración garantiza que el mensaje archivado correspondiente se elimine del archivo.
Una vez que se categorizan los mensajes utilizando la clasificación automatizada o de usuario, o la integración con los sistemas de ECM, el sistema de archivado inteligente aprovecha el filtrado inteligente para eliminar los mensajes de correo electrónico no relevantes antes de archivarlos, la retención inteligente para determinar cuánto tiempo deben conservarse los correos electrónicos archivados según su clasificación, y la revisión o detección inteligente para asignar etiquetas a los correos electrónicos con metadatos a fin de facilitar la búsqueda y el reconocimiento en el futuro.
Las organizaciones también pueden incrementar los beneficios de un sistema de archivado inteligente con mejores prácticas para la retención del correo electrónico. Estas incluyen el archivado de todos los mensajes de correo electrónico durante al menos el mismo período de tiempo que se retuvieron las cintas de copias de respaldo.
Se recomienda que las organizaciones marquen el contenido de todos los correos electrónicos que están sujetos a investigación a fin de garantizar que no se eliminen dentro del período de 90 días establecido en las nuevas modificaciones de las normas nacionales de derecho procesal civil de los Estados Unidos.Las organizaciones también deben solicitar a los usuarios que arrastren los mensajes de correo electrónico a carpetas de registros en sus sistemas para clasificar los correos que deben almacenarse durante más tiempo que el predeterminado. Estas carpetas deben generarse sólo para los usuarios orientados a procesos.
Por último, las organizaciones deben aplicar una política predeterminada utilizando la clasificación automatizada para otros grupos de usuarios y aplicar una política global para retener los correos electrónicos marcados por contener información confidencial.
Independientemente de la dirección que una organización toma para administrar los mensajes de correo electrónico, incorporar la inteligencia a las políticas de archivado ayuda a garantizar el equilibrio del almacenamiento, la retención de registros y el reconocimiento rápido, a la vez que captura el valor comercial de las implementaciones de archivado del correo electrónico.
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