Implemente la solución de archivo adecuada para usted

26 de septiembre de 2008
Resumen Con el reconocimiento de que el correo electrónico es tan importante como cualquier otro sistema de TI, no es sorprendente que organizaciones de todo el mundo estén prestando más atención a las soluciones de archivo que se ocupan de la administración de recursos, de la administración de la retención y la extracción electrónica (e-discovery).

Introducción

¿La pérdida de correo electrónico puede ser algo muy grave? Simplemente pregunte a la Casa Blanca.
Recientemente, al gobierno de Bush se le criticó por no conservar los archivos adecuados de correo electrónico. Según el Washington Post, el gobierno canceló el sistema de archivo que se estaba utilizando como parte de una iniciativa para pasar de Lotus Notes a Microsoft Exchange, y, según se informa, el sistema que se está utilizando actualmente se basa en una combinación de cintas de copia de seguridad y clasificación manual. En mayo, documentos del tribunal revelaron que la Casa Blanca no podía encontrar mensajes de correo electrónico enviados durante un período del año 2003, que abarcaba desde el período previo a las elecciones hasta la invasión de Irak.
En declaraciones de expertos técnicos citadas por el Post se mencionaba que el gobierno utilizaba un sistema de archivo inadecuado para almacenar los millones de mensajes de correo electrónico que se envían mediante los servidores de la Casa Blanca, a pesar de las leyes judiciales que exigen que estos registros se conserven. Además, dos grupos, el National Security Archive (archivo de seguridad nacional) y el Citizens for Responsibility and Ethics in Washington (ciudadanos por la responsabilidad y la ética de Washington), entablaron demandas contra la Casa Blanca, en las que se la acusa de haber violado la ley de registros federales (Federal Records Act) por no haber podido conservar millones de mensajes de correo electrónico, una acusación que la Casa Blanca rechaza.
Con el reconocimiento de que el correo electrónico es tan importante como cualquier otro sistema de TI, no es sorprendente que organizaciones de todo el mundo estén prestando más atención a las soluciones de archivo que se ocupan de la administración de recursos, la administración de la retención y la extracción electrónica (e-discovery). Este artículo trata la manera en que las empresas de TI deben abordar la evaluación y la implementación de estas soluciones.

Para empezar

Según un estudio realizado por Osterman Research Inc., el 45% de los usuarios de correo electrónico de los EE. UU. utilizará una solución de archivo antes de fines de este año, y se espera que ese porcentaje aumente al 63% antes de fines del año 2009. Por su parte, Gartner Inc. informó que el mercado de software de archivo de correo electrónico creció un 33% en 2007, hasta alcanzar los 376 millones de dólares americanos, y se pronostica una tasa de crecimiento anual compuesta del 36%, aproximadamente, que alcanzará los 1,72 mil millones de dólares para el año 2012.
Las razones de este crecimiento continuo no son difíciles de encontrar. Hoy en día, las empresas deben soportar cada vez más presiones, legales y normativas, para conservar y eliminar documentos de la manera adecuada. Por ejemplo, las recientes modificaciones de las Reglamentaciones Federales de Procedimiento Civil relacionadas con el reconocimiento de la información almacenada electrónicamente generan a las empresas nuevos riesgos y costos durante el litigio y el reconocimiento posterior.
Para empezar, las empresas que están pensando en implementar una solución dedicada de archivo del correo electrónico, deben considerar dos alternativas principales: interna o alojada. La alternativa interna requiere infraestructura de TI y recursos internos para procesar y almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. La mayoría de los proveedores están a favor de esta categoría. Las soluciones alojadas ofrecen otra opción para las empresas con presupuesto y personal de TI limitados, y para empresas que quieren evitar invertir mucho dinero por adelantado en un sistema.
El siguiente desafío es determinar los requisitos específicos para la solución de archivo del correo electrónico. ¿Qué sistemas admitirá? ¿Qué cantidad de mensajes administrará por día? ¿Qué información se debe conservar? Las respuestas a estas preguntas permitirán establecer un criterio para seleccionar un producto. Éstas son otras preguntas importantes:
  • ¿Cuenta con personas clave que realizan aportes de diversas fuentes tanto dentro como fuera del departamento de TI?
  • ¿Tiene sistemas combinados (Windows, Unix, Linux)?
  • ¿Su sistema de correo electrónico corporativo tiene una ubicación central o está repartido geográficamente?
  • ¿Puede la solución archivar mensajes de diversos sistemas de correo electrónico?
  • ¿Puede la solución capturar mensajes en el gateway?
  • ¿Para la ampliación del sistema es necesario desactivar el sistema?
  • ¿Puede la solución buscar en todos los buzones individuales de la red?
  • ¿Cuánto tiempo lleva realizar una búsqueda en toda la empresa?
  • ¿Cómo se protegen los mensajes?
  • ¿La solución puede funcionar con cifrado?
  • ¿Permite la solución acceder sin conexión al archivo?
  • ¿Puede la solución mostrar a los usuarios solamente los mensajes a los que están autorizados a acceder?
Una vez que haya seleccionado una solución de archivo, comience con la instalación piloto y concéntrese en un pequeño subconjunto del entorno. Si el proceso de selección del producto es completo, en esta etapa no debería tener problemas. Piense en dividir el entorno en segmentos lógicos para llevar a cabo una implementación por etapas. (Probablemente no sea práctico activar el sistema de archivo para toda la empresa). La implementación por etapas también reduce la carga de trabajo del equipo de implementación, al que no se le puede pedir que haga todo a la vez.

Almacene, administre y reconozca la información fundamental de la empresa

Symantec Enterprise Vault es una plataforma de archivo inteligente que permite almacenar, administrar y reconocer datos corporativos de sistemas de correo electrónico, entornos de servidores de archivos, plataformas de mensajería instantánea y sistemas de colaboración y administración de contenido. Recientemente ubicado por Gartner en el cuadrante de líderes, específicamente en el Cuadrante Mágico 2008 para el archivo activo del correo electrónico, Enterprise Vault ofrece seis beneficios clave:
  • Elimina problemas de .PST. Los archivos PST (también conocidos como carpetas personales o archivos de datos de Outlook dentro de Outlook) no fueron diseñados para soportar las rigurosas exigencias que imponen los requisitos actuales de correo electrónico corporativo a gran escala. Sin embargo, muchas empresas pasan el correo electrónico de Exchange a archivos PST para conservarlo. En última instancia, estos archivos crean más problemas de los que resuelven. Constituyen una de las principales razones por las que muchas empresas finalmente buscan una solución de archivo empresarial. El software Enterprise Vault ayuda a las empresas a resolver estos problemas mediante la migración de archivos PST a un repositorio de archivo central.
  • Archivos para el cumplimiento corporativo y legal. Enterprise Vault se puede configurar para conservar y eliminar correo electrónico y otra información almacenada de forma electrónica según políticas, lo que garantiza que esta información se conserve por el período de tiempo correspondiente y necesario para cumplir con los requisitos legales y normativos.
  • Copias de seguridad más rápidas y recuperación después de un desastre mejorada. Al reducir el almacenamiento de mensajes en línea entre un 50% y un 75%, Enterprise Vault puede disminuir el tiempo de recuperación y de copia de seguridad. De esta manera, ayuda a ahorrar dinero en almacenamiento y en administración del almacenamiento. Además, lo que es más importante, estos datos archivados se pueden aprovechar para obtener más valor mediante herramientas de búsqueda y recuperación. Los usuarios finales se benefician de la posibilidad de iniciar sus propias restauraciones con rapidez y los equipos de TI tienen que dedicar menos tiempo a responder solicitudes administrativas de restauración.
  • Administración automática de buzones. Con la administración automática de buzones de Enterprise Vault, las empresas pueden eliminar las restricciones de cuota y tamaño de los mensajes, y ofrecer a los usuarios un buzón de un tamaño prácticamente ilimitado. Enterprise Vault también reduce el tiempo necesario para la limpieza de los buzones. Las políticas definidas por el administrador permiten archivar automáticamente mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos de los buzones individuales procedentes de Microsoft Exchange en almacenes Enterprise Vault en línea.
  • Optimización del almacenamiento. Enterprise Vault bloquea el contenido no deseado y coloca los archivos en dispositivos de almacenamiento alternativos, sin afectar al usuario final, lo que permite a las empresas liberar espacio en los principales recursos de almacenamiento. La recuperación de contenido específico dirigida por el usuario ayuda a reducir los gastos de administración.
  • Archivo inteligente. Como los diferentes tipos de contenido tienen diferente valor (por ejemplo, comercial, personal, basura, etc.), las empresas están cada vez más interesadas en controlar el almacenamiento de archivos y los costos operativos. El archivo inteligente es un método para dar forma al archivo Enterprise Vault y almacenar solamente el contenido con valor comercial con contexto. Esto se logra mediante opciones de clasificación utilizando la clasificación automatizada, la clasificación dirigida por el usuario o métodos de terceros (por ejemplo, la administración de registros).
En última instancia, Enterprise Vault ayuda a aliviar la presión que soportan las empresas para proteger y administrar adecuadamente su información fundamental.

Conclusión

Estudios recientes llevados a cabo por Enterprise Strategy Group indican que las aplicaciones de correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería almacenan hasta un 75% de la propiedad intelectual de las empresas. Esto no sorprende a nadie, dado que las empresas de hoy en día dependen de que sus sistemas de correo electrónico esten disponibles permanentemente. Con poco tiempo para mantener los intervalos de copia de seguridad, los administradores de TI enfrentan el desafío de cumplir con los exigentes requisitos empresariales. Además, a pesar del crecimiento exponencial de los datos y las solicitudes de recuperación de datos por parte de los usuarios, los presupuestos de TI siguen siendo bajos.

Vínculos relacionados