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Comment répondre aux exigences de recherche électronique de façon rapide et rentable

28 juin 2010

Résumé

Des décisions judiciaires récentes ont poussé bon nombre d'entreprises à examiner attentivement leurs pratiques de gestion des informations. Ils se sont ainsi très souvent rendu compte que l'approche réactive typique de la recherche n'avait plus aucun sens.
"Les politiques de gestion des informations ne relèvent pas de la magie noire."
Tel avait été le commentaire du tribunal dans l'affaire Phillip M. Adams & Associates LLC contre Dell Inc.. Dans cette affaire, la société défenderesse argumentait que "ses serveurs de messagerie n'étaient pas conçus à des fins d'archivage et que ses employés avaient pour instruction de conserver localement tout les messages électroniques de valeur durable".
Cet argument n'avait pas convaincu le tribunal qui avait mis en doute l'adhésion de la société défenderesse aux "principes de la sphère de sécurité" et prononcé des sanctions, statuant que "dans cette affaire, la culpabilité paraissait résider dans les pratiques de gestion des informations discutables de ladite société".
Des décisions judiciaires semblables ont poussé bon nombre d'entreprises à examiner attentivement leurs pratiques de gestion des informations. Ils se sont ainsi très souvent rendu compte que l'approche réactive typique de la recherche n'avait plus aucun sens aujourd'hui. Face au rythme sans précédent auquel les informations sont générées, une approche proactive de leur gestion s'impose désormais.

Sauvegarde ou archivage ?

Tandis qu'elles s'efforcent tant bien que mal de répondre aux demandes d'information internes et externes, les entreprises petites et grandes sont confrontées à une vérité fondamentale : les sauvegardes se prêtent mal à la recherche électronique.
Pour résumer, les sauvegardes sont des instantanés d'un système informatique à un instant donné qui, en cas de panne, permettent de restaurer ce système dans l'état ou il se trouvait à ce moment-là. Tout le processus de sauvegarde est optimisé autour de l'idée d'une image système à un instant donné.
Un tel processus semble mal adapté aux exigences de la recherche électronique dont l'objet est souvent de rechercher des informations spécifiques concernant une période donnée.
Pourtant, de nombreuses entreprises continuent à dépendre des sauvegardes pour la récupération des informations et en paient le prix en termes de temps et d'argent, comme le montre la multiplication des poursuites judiciaires.
Par exemple, dans l'affaire Robert Toussie contre le Comté de Suffolk, le comté avait argumenté que les recherches de sauvegardes étaient exagérément pesantes. Le tribunal avait alors limité la demande de recherche à 35 termes mais, même ainsi réduite, cette recherche exigeait encore un nombre de restaurations de sauvegardes sur bande estimé à un coût entre 400 000 et 900 000 dollars.
Selon Symantec, les entreprises auraient intérêt à adopter une approche intégrée de ce problème : la sauvegarde pour la restauration, et l'archivage pour la recherche électronique.

Avantages de l'archivage actif

"Face aux innombrables litiges que suscite la recherche électronique, les tribunaux s'intéressent de plus en plus aux pratiques de gestion des informations", indique Sean Regan, responsable marketing des produits de recherche électronique chez Symantec. "C'est pourquoi nous conseillons à nos clients d'adopter une approche proactive de la gestion de leurs informations. Ils ont par ailleurs besoin de gérer toutes leurs informations électroniques et pas uniquement le courrier."
Regan regrette que trop d'entreprises estiment encore pouvoir contourner les problèmes de recherche électronique en se contentant de tout sauvegarder.
"Force est de constater que les entreprises ont fait un usage impropre de la sauvegarde", affirme-t-il. "Elles n'ont rien supprimé et se retrouvent donc avec des besoins de stockage bien trop importants. Par contre, avec une approche proactive de la gestion de vos informations et de vos politiques informatiques, vous pouvez mettre en place un processus qui vous permettra de supprimer vos données en toute confiance."
Regan considère que l'archivage actif est la clé de cette confiance. L'archivage actif permet de gérer de façon centralisée le stockage, la conservation et la préservation des informations, tout en assurant l'accès "en ligne" (ou actif) à tout élément. Les archives actives sont indexées de telle sorte que les informations puissent être rapidement extraites à des fins professionnelles, réglementaires ou de recherche électronique.
L'archivage actif consiste à déplacer les informations (hors de la messagerie ou d'autres systèmes) dans un référentiel central : le système d'archivage. Une fois dans le système d'archivage, un élément peut être automatiquement contrôlé conformément à une politique donnée. C'est là un point important car une fois les informations placées sous contrôle automatisé, il est possible de mettre en oeuvre des politiques de conservation et de suppression déclenchant un processus répétitif dont l'exécution n'engendre aucune gêne pour l'utilisateur final.
De là résulte un autre avantage essentiel de l'archivage actif : les systèmes d'archivage actif peuvent réduire sensiblement les besoins de stockage en identifiant et en éliminant les doublons ou les données redondantes.
Par exemple, en stockant un seul exemplaire de fichier ou de message, quel que soit son nombre d'occurrences ou ses emplacements de stockage, l'entreprise peut grandement abaisser les coûts totaux de possession à long terme en réduisant la taille des archives.
Considérons, par exemple, un message contenant une pièce jointe de 3 Mo qui est reçue par 100 personnes, enregistrée sur disque 50 fois et téléchargée 10 fois. Un système d'archivage actif ne stockerait une telle pièce jointe qu'une seule fois, se contenant d'enregistrer le fait que le même fichier est utilisé 159 autres fois.
L'archivage actif permet aussi une évaluation anticipée des dossiers. Les entreprises capables d'évaluer chaque dossier suffisamment tôt dans son cycle de vie sont mieux équipées que les autres pour prendre des décisions éclairées en termes de stratégie et préparer des budgets de règlement des litiges mieux documentés. Les coûts de recherche électronique peuvent être réduits en faisant bénéficier le conseil juridique interne d'un accès aux archives, avec possibilités de recherche et de révision. Comme les informations archivées ont déjà été collectées et indexées, l'entreprise peut effectuer une évaluation anticipée des dossiers sans encourir les dépenses et les perturbations liées à la collecte manuelle des données et à leur traitement par des tiers.

Conclusion

La majorité des entreprises ne disposent pas de politiques fonctionnelles pour la conservation et la suppression de leurs informations traitées électroniquement. La recherche électronique se traduit souvent par une exploration (entraînant des perturbations) de tous les emplacements de l'entreprise où les données sont susceptibles d'être stockées. Sans suppression automatique des contenus conformément à une politique, les données à rechercher sont trop nombreuses, ce qui augmente les risques et les coûts pour l'entreprise. Face au volume d'informations électroniques actuellement stocké dans la plupart des sociétés, il est indispensable que celles-ci disposent d'un processus de collecte et, éventuellement, de suppression pour la gestion du stockage routinier ainsi que pour la recherche électronique.
Symantec Enterprise Vault permet de stocker, de gérer et de rechercher des informations non structurées dans toute l'entreprise. Les informations non structurées consommant un pourcentage important des ressources de stockage, Enterprise Vault archive les informations de toutes provenances en faisant appel à des technologies performantes d'optimisation, de classification et de conservation des données stockées. Enterprise Vault capture, classifie, indexe et met automatiquement en application les politiques de conservation tout en sécurisant les informations non structurées, ce qui permet aux entreprises de réduire leurs coûts de stockage et de simplifier leurs processus de gestion.
Découvrez les solutions d'archivage et de conservation de Symantec.

Liste de contrôle de recherche électronique

Sean Regan, de Symantec, a établi à l'intention des équipes juridiques et informatiques une liste de contrôle qui permet de déterminer si les avantages de l'archivage actif reviennent moins chers que les coûts et les risques liés à la solution existante.

Questions d'ordre juridique

  • Quel est le coût moyen de la collecte et de la révision des informations ?
  • Combien la collecte de ces informations prend-t-elle de temps en moyenne ?
  • Avez-vous réfléchi à des moyens de réduire le volume d'informations que vous transmettez à vos fournisseurs ou conseillers juridiques extérieurs ?
  • Avez-vous réfléchi à des moyens de réaliser une évaluation anticipée des dossiers sans dépendance vis-à-vis de l'informatique ?

Questions d'ordre informatique

  • Avez-vous éliminé l'utilisation des fichiers PST ?
  • Disposez-vous d'outils assurant la mise en oeuvre des procédures de conservation réglementaire sans duplication des données ?
  • Avez-vous envisagé des solutions de déduplication et d'archivage visant à réduire les coûts de sauvegarde et de stockage ?

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