E-postavhengighet rammer europeiske bedrifter: e-post volumet doblet det siste året, ifølge Symantec-undersøkelse

Oslo, 12.desember 2005 -

E-postavhengigheten øker blant bedriftsansatte i Europa. Det viser en undersøkelse utført av Symantec. Den totale e-postmengden har økt med 47 prosent de siste 12 månedene, og etterlater brukere avhengige av e-post teknologien. Totalt tre av fire brukere påstår å være avhengige av e-post. Noen bruker nå mer enn halve arbeidsdagen, hver eneste dag, på å gjennomgå e-post.

Målet med undersøkelsen var å gi innsikt og forståelse innen temaer relatert til den økende e-postmengden. Den besto av 1700 kvantitative intervjuer med IT-sjefer med ansvar for bedriftens e-postsystem i ulike bransjer og ansatte i bedriftene i Europa, Midt-Østen og Afrika.

– I de senere årene har e-post endret seg fra bare å være et kommunikasjonsverktøy til å bli et nødvendig og avgjørende bedriftsverktøy. Taket teknologien har på den arbeidende befolkningen er foruroligende, sier Hans Peter Østrem i Symantec Norge.

- E-post er i dag mye mer enn et kommunikasjonsverktøy. Vi bruker e-post som dagbok og kontaktbase, delegering av oppgaver og til og med for å dokumentere hendelser formelt. E-post har blitt en dagbok, og mange er helt avhengige av den for å styre arbeidsdagen sin.

Faren bedrifter står overfor når volumet av e-post fortsetter å øke, er at det til slutt vil bli umulig for ansatte å åpne, svare på og å håndtere alle meldingene og forespørslene de mottar. Bedrifter må nå begynne å tenke på hvilke fremgangsmåter og retningslinjer som vil hjelpe deres ansatte med å håndtere den økende informasjonsmengden i stedet for å vente til den ansatte er fullstendig overlesset.

Mange faktorer spiller inn for å skape den e-postepidemien vi opplever for tiden, og Symantec tilbyr bedrifter følgende retningslinjer for å bekjempe dette:

1 Implementer:

• Arkivløsninger som erstatter spesifiserte meldinger med snarveier for å hjelpe ansatte å ikke sprenge innbokskapasiteten, ha oversikt over e-post mengden og ha rask tilgang til e-post når man trenger å gjenopprette dem.
• Arkivløsninger som gir administratoren kontroll på informasjonen, redusere dobbeltinformasjon og backup, som medfører lavere lagringskostnader.
• Spamfiltre for å kontrollere mengden av uønsket e-post. Sikre at de arkiverer og sletter meldinger hensiktsmessig.

2 Lær:

• Brukere hvordan de kan samarbeide med IT-avdelingen for å sikre at all nødvendig system backup er implementert på rett tidspunkt og på korrekt måte da dette vil gjøre det mulig for brukere å redusere datamengden på harddiskene og PST filene.

3 Oppmuntre:

• Brukere til å snakke med kollegaer eller kunder i stedet for å sende en e-post der det er mulig.
• Ansatte til å ikke sende unødvendige meldinger, slik som å sende e-post til hele bedriften når det bare inneholder informasjon om driftskontoret.

Undersøkelsen avslørte også interessante funn i forhold til bruk av mobilt utstyr for å sjekke e-post. 36 prosent av de spurte bruker mobilt utstyr for å sjekke e-posten sin, 50 prosent av de spurte sjekker post også utenfor arbeidsplass og arbeidstid. Det kommer frem at folk har en delt innstilling til e-post. 33 prosent av de spurte mener e-post utenfor kontortid bidrar til økt stress, mens 11 prosent synes at det reduserer stressnivået. 50 prosent av mobile e-postbrukere tror tilgang utenfor kontoret gjør dem mer effektive, og 72 prosent ser det som sitt ansvar, og ikke arbeidsgiverens, å holde e-postbruken under kontroll.

Om undersøkelsen

Undersøkelsen besto av 1700 kvantitative intervjuer med vanlige ansatte og IT-sjefer med ansvar for bedriftens e-postsystem, alle i bedrifter med mer enn 500 ansatte, i ulike bransjer i Europa, Midt-Østen og Afrika. 15 dybdeintervjuer ble også gjennomført.

Om Symantec

Symantec er verdens største leverandør av løsninger som hjelper enkeltbrukere og bedrifter med å sørge for informasjonens sikkerhet, tilgjengelighet og integritet. Selskapet har hovedkontor i Cupertino, California og har kontorer i over 40 land. Mer informasjon finnes på www.symantec.com. og http://www.symantec.com/PressCenter/.

###
 Undersøkelsen avslører norske forhold:

• E-post dominerer arbeidsdagen: 52 prosent oppgir at de bruker to timer daglig på e-post (tilsvarende en arbeidsdag i løpet av en uke), på å lese, svare på og skrive e-post. 15 prosent bruker fire timer eller mer daglig – med andre ord en halv arbeidsdag.
• Avhengighet forlenger arbeidsdagen: E-post ser nå også ut til å ha utvidet arbeidsdagen for gjennomsnittsarbeideren. 54 prosent av alle ansatte sjekker e-post før klokken 0900 – noen så tidlig som 0600 – og de fleste sjekker den siste gang rundt 1700. Flere tar imidlertid siste sjekk først ved midnatt.
• Volum av e-post fortsetter å øke: Ni av ti bedrifter i undersøkelsen oppgir at den totale e-postmengden har økt med 47 prosent de siste 12 månedene. Det har også steget med 200 prosent i selskaper med flere enn 500 ansatte. I ekstreme tilfeller sender ansatte opptil 350 e-poster om dagen og mottar opptil 450.
• E-post blir et viktig verktøy: Ansatte bruker e-post til arbeidsoppgaver, som å sjekke møtedetaljer (74 prosent), kontaktbase (62 prosent), finne dokumenter (74 prosent) og delegere oppgaver (46 prosent).

Mobil e-post har også hatt sin innvirkning på arbeidsdagen:

• 6 prosent sjekker posten når de står opp om morgenen, og for 28 prosent er det det siste de gjør før de går til sengs.
• 50 prosent av mobile e-postbrukere bruker mobilutstyret sitt til jobboppgaver mens partnere eller nær familie og venner er til stede.
• 28 prosent av de spurte sjekker post når de er på ferie og 28 prosent også hvis de er sykemeldt.