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Pesquisa reporta que retenção indefinida de dados gera equívocos no gerenciamento de informações

Alto custo de armazenamento,longas janelas de backup, risco de processos judiciais e eDiscovery ineficiente prejudicam as empresas
MOUNTAIN VIEW, Califórnia – 12 de agosto de 2010 – A Symantec Corp. (Nasdaq: SYMC) anunciou hoje os principais resultados da Pesquisa Symantec 2010 sobre Gerenciamento de Informações, destacando que a maioria das empresas não segue suas próprias recomendações quando se trata de gerenciamento de informações. Oitenta e sete por cento das empresas pesquisadas acreditam no valor de um plano formal de retenção de informações, mas apenas 46% têm, de fato, um. Resultados da pesquisa constataram também que muitas empresas mantêm as informações indefinidamente em vez de implantar políticas que permitam excluir com segurança dados ou registros irrelevantes. Como consequência, essas empresas sofrem com o crescimento desenfreado dos volumes de armazenamento, janelas de backup insustentáveis, maior risco de processos judiciais e processos ineficientes e caros de levantamento de provas documentais (eDiscovery).

"A retenção indefinida de dados resulta em enorme desperdício. Ainda que as empresas vejam o valor de um plano sólido de gerenciamento de informações, muitas delas seguem práticas ultrapassadas que mantêm tudo para sempre", afirma Brian Dye, vice-presidente de gerenciamento de produtos do grupo de Gerenciamento de Informações da Symantec. "O volume de dados está crescendo exponencialmente, por isso tentar manter tudo certamente consumirá grandes quantidades de espaço de armazenamento e muitos recursos de TI. Consequentemente, as empresas gastarão muito mais tempo e dinheiro em decorrência das péssimas práticas de gerenciamento e levantamento de informações. Portanto, as empresas devem trabalhar para mudá-las."

Destaques da pesquisa:

Descompasso entre objetivo e prática no gerenciamento de informações nas empresas. A maioria das empresas (87%) acredita que uma estratégia adequada para retenção de informações deveria permitir a exclusão de informações desnecessárias. No entanto, menos de metade (46%) tem, de fato, um plano formal de retenção de informações na prática.

As empresas estão retendo muita informação. Setenta e cinco por cento dos backups são gerados pela retenção indefinida de dados ou por causa de questões judiciais. As empresas pesquisadas também informaram que 25% dos dados que são gravados em backup são desnecessários para os negócios e não precisariam ser mantidos.

As empresas fazem mau uso das práticas de backup, recuperação de dados e arquivamento. Setenta por cento usam o software de backup para preservar dados por questões legais e 25% preservam todo o backup indefinidamente. As empresas entrevistadas afirmaram que 45% do armazenamento em backup são feitos por questões legais. Além disso, as empresas citaram que, em média, 40% das informações mantidas por questões legais não são especificamente relevantes para o processo judicial. Usar recursos de arquivamento e backup juntos dá acesso imediato às informações mais relevantes, permitindo que as empresas retenham volumes menores de dados.

Quase metade das empresas pesquisadas usa incorretamente o software de backup e recuperação de dados para arquivamento. Além disso, enquanto 51% proíbem os funcionários de fazer arquivamento em suas próprias máquinas e em unidades compartilhadas, 65% admitem que eles rotineiramente o fazem de qualquer maneira.

Diferenças no modo como entrevistados das áreas de TI e jurídica citam os principais problemas gerados pela falta de um plano de retenção de informações. Quarenta e um por cento dos administradores de TI não veem a necessidade de um plano, 30% disseram que ninguém tem essa responsabilidade e 29% citaram o custo. O departamento jurídico citou como principais problemas o custo (58%), a falta de experiência para desenvolver um plano (48%) e a ausência de um responsável (40%).

As consequências dos equívocos no gerenciamento de informações são graves e profundas:

• Os custos de armazenamento sobem vertiginosamente. A super- retenção cria um ambiente em que é 1.500 vezes mais caro analisar do que armazenar os dados. Por isso, as políticas adequadas de exclusão e recursos eficientes de pesquisa são importantes para organizações.
• As janelas de backup crescem e o tempo para recuperação de dados se torna proibitivo.
• Por fim, com a grande quantidade de informações armazenadas em fitas de backup de difícil acesso, o eDiscovery se torna um exercício longo, ineficiente e oneroso.

Recomendações:

As empresas precisam recuperar o controle sobre suas informações. Os custos decorrentes da espera por um plano perfeito não compensam e valem mais os benefícios de ser pró-ativo.

• Backup não é arquivo, então deixe de usar o backup para arquivamento e retenção por questões jurídicas. As empresas devem manter algumas semanas de backup (30-60 dias) e, em seguida, excluir ou arquivar os dados de forma automática após esse período.
• Ao usar o backup apenas para prazos curtos e recuperação de dados em caso de desastres, as empresas podem fazer backup e recuperar dados mais rapidamente, excluindo os conjuntos de dados mais antigos dentro de meses, em vez de anos. Isso representa um enorme volume de dados que pode, de forma confiável, ser excluído ou arquivado para armazenamento de longo prazo.
• Implemente a deduplicação (eliminação de duplicação) em todas as partes, dentro das aplicações e dentro dos ambientes de backup. Empresas que usam a deduplicação perto das fontes de informação liberam recursos de rede, de servidores e de armazenamento. Quando a eliminação da duplicação é combinada com períodos mais curtos de retenção, as empresas se tornam capazes de recuperar dados em caso de desastres sem o uso de fitas, por meio da replicação que garante um melhor SLA.
• As empresas também devem desenvolver e aplicar políticas de retenção de informações (o que pode ou não ser excluído e quando) automaticamente. A exclusão de dados automatizada e orientada por políticas gera menos riscos do que a remoção ad-hoc, manual. Quarenta e seis por cento dos entrevistados que possuem uma política precisa de retenção precisam tomar medidas imediatas para começar a colocá-la em prática. Políticas no papel que não são executadas representam um risco de processos judiciais.
• Use um sistema de arquivamento completo para tornar o levantamento de informações o mais eficiente possível. Dessa forma, as empresas podem buscar informações mais rapidamente – e com maior granularidade do que em um ambiente de backup. Isso reduzirá o tempo e os custos necessários para avaliar os riscos de processos judiciais, resolver investigações internas e responder a questões de conformidade.
• As empresas devem implantar tecnologias de prevenção contra perda de dados para reduzir de forma mensurável o risco de violações, demonstrar conformidade normativa e proteger seus clientes, suas marcas e sua propriedade intelectual. Os administradores de TI devem procurar uma solução que identifique, monitore e proteja dados confidenciais e apresente uma visão sobre a posse e o uso das informações.
A pesquisa foi realizada em junho de 2010 e baseado nas respostas de 1680 executivos seniores das áreas de TI e jurídica em 26 países.

Material relacionado

"Estratégias efetivas para backup, arquivamento e recuperação de dados"
Symantec Enterprise Vault
Symantec NetBackup
Symantec Backup Exec 2010


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