Introdução
O e-mail se tornou tão essencial aos negócios quanto qualquer outro sistema de TI. Conseqüentemente, as empresas estão avaliando seus sistemas e políticas gerais de gerenciamento de e-mail, e os profissionais de TI estão sendo solicitados a lidar com os problemas de gerenciamento de e-mail mais comuns, que incluem o gerenciamento de recursos, de retenção e de descoberta.
As empresas estão avaliando ou utilizando soluções de software de arquivamento de e-mail para lidar com esses problemas. Com esses sistemas, os departamentos de TI podem controlar o aumento dos custos de armazenamento de e-mails, enquanto oferecem aos usuários armazenamento e busca de e-mails mais práticos, e aos departamentos legais um sistema consistente para a retenção e localização de e-mails. Embora esses sistemas simplifiquem as questões relacionadas ao tamanho de armazenamento do archive, período de retenção no archive e busca no archive, eles não as eliminam.
Por que não? Porque nem todos os e-mails são iguais. Alguns contêm informações importantes, enquanto outros contêm riscos. O tempo que o e-mail dever ser retido depende da categoria em que se encaixa. Porém, as empresas que utilizam os sistemas de arquivamento geralmente não possuem um sistema automatizado. Ou elas arquivam, mas guardam todos os itens pelo mesmo período de tempo ou arquivam, mas guardam todos os itens para sempre.
Deve haver uma forma mais inteligente de arquivamento.
Entre no archiving inteligente. Como uma evolução natural das soluções mais antigas de softwares de arquivamento de e-mail, o archiving inteligente utiliza as tecnologias de classificação e retenção inteligentes para capturar, categorizar, indexar e armazenar dados a fim de aplicar políticas e proteger informações corporativas. Ao mesmo tempo, ele ajuda a reduzir os custos de armazenamento e a simplificar o gerenciamento.
As soluções de archiving inteligente lidam com um dos desafios fundamentais de armazenamento e descoberta de e-mails: a classificação de dados. O archiving inteligente não trata todos os e-mails da mesma forma, ele os classifica de forma inteligente e categoriza as mensagens de acordo com sua importância para determinados objetivos da empresa. Somente quando os dados são classificados adequadamente eles podem ser filtrados, retidos e descobertos de forma inteligente.
Os diferentes tipos de e-mail não apenas possuem valores distintos, mas também cada empresa necessita de diferentes classificações para suas informações. Por exemplo, as exigências de classificação de empresas altamente orientadas por processos, como companhias de seguro ou de empréstimos imobiliários, podem ser muito mais granulares do que as de fabricantes ou de outras empresas com interações mais fluidas. Outras empresas talvez já possuam um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) e queiram simplesmente estendê-lo para e-mail arquivado.
O archiving inteligente ajusta essas abordagens de classificação, oferecendo ao usuário a classificação que permite aos indivíduos organizar as mensagens como parte do archiving, a classificação automatizada que marca as mensagens com base em regras e a integração com sistemas ECM que aplicam políticas de ECM existentes a mensagens de e-mail
Muitas empresas dependem de seus usuários no difícil momento de decidir qual e-mail deve ser salvo e qual deve ser excluído. Todavia, isso os sobrecarrega com uma enorme quantidade de processos, o que afeta sua produtividade. Por exemplo, o usuário pode ser solicitado a usar uma interface da Web, salvar um e-mail em uma pasta específica ou usar um plug-in de aplicativo para especificar metadados.
Para ajudar a reduzir o número de etapas que o usuário deve executar ao classificar e-mails, os sistemas de archiving inteligente oferecem um modelo de classificação simples e inteligente, direcionado ao usuário. Esse software monitora sua atividade de e-mail, identifica o e-mail que precisa ser classificado e solicita que seja feita uma seleção em um subconjunto de classificações predefinidas somente quando necessário.
Por oferecer um processo de captura de e-mail baseado em políticas, ele possibilita classificar todo e-mail importante e regulamentado conforme cada item é criado ou lido pelo usuário. Isso ajuda a aplicar as políticas de retenção do usuário com maior eficácia, pois os registros são controlados justamente onde estão mais vulneráveis
Ao contrário da classificação do usuário, a classificação automatizada elimina a tomada de decisão pelo usuário e coloca-a nos circuitos do sistema de arquivamento. Os mecanismos de classificação atuais usam um conjunto de abordagens para analisar a mensagem e determinar qual é o seu tipo de conteúdo.
Por exemplo, um mecanismo de classificação automatizado pode avaliar remetentes e destinatários e também os grupos nos quais eles residem para determinar o tipo de conteúdo. Ele também pode avaliar a direção da mensagem, já que as mensagens enviadas externamente geralmente merecem um grau maior de vigilância e retenção. Um mecanismo automatizado pode avaliar mensagens por palavras-chave, frases ou padrões, pois pesquisa os e-mail por seqüências que identificam números de CPF, por exemplo, dentre outros.
Os sistemas de archiving inteligente mais robustos oferecem várias regras de marcação baseadas em condições personalizáveis ou predefinidas. A flexibilidade é primordial, pois as regras podem ser estabelecidas em diversos níveis. As regras de marcação também permitem que determinadas ações sejam executadas em mensagens, inclusive a configuração de retenção, exclusão e sinalização para exame.
Naturalmente, muitas empresas já possuem um sistema ECM que categoriza e gerencia registros em vários tipos de conteúdo. Esses sistemas podem ser integrados a sistemas de arquivamento de e-mail inteligente a fim de permitir que o archive armazene e otimize o e-mail enquanto permite que o sistema ECM tome decisões de retenção consistentes em diferentes tipos de dados. Quando as mensagens estiverem no sistema integrado, os usuários poderão navegar e pesquisar as mensagens gerenciadas pelo sistema.
Para o gerenciamento externo de políticas de retenção, objetos são criados no sistema ECM que referenciam as mensagens arquivadas no sistema de archiving inteligente. Esses objetos são então controlados pelas políticas padrão do sistema ECM, que mantêm os objetos através de ciclos de vida de retenção configurados e os removem definitivamente após expirarem. Quando uma mensagem retida é excluída com o sistema ECM, a integração garante a remoção da mensagem arquivada correspondente do archive.
Quando as mensagens são categorizadas com a classificação do usuário ou automatizada ou com a integração com os sistemas ECM, o sistema de archiving inteligente utiliza a filtragem inteligente para excluir os e-mail não relevantes antes de arquivar; utiliza a retenção inteligente para determinar por quanto tempo os e-mails arquivados serão guardados com base em sua classificação; e utiliza a descoberta ou exame inteligente para marcar os e-mails com metadados, o que facilita sua busca e descoberta posteriormente.
As empresas também podem ampliar os benefícios de um sistema de archiving inteligente usando as melhores práticas para retenção de e-mails. As melhores práticas incluem o arquivamento de todos os e-mails pelo menos durante o mesmo período de tempo que as fitas de backup foram retidas.
É recomendável também que as empresas reservem todos os e-mails que estão sujeitos a investigações pendentes para garantir que eles não sejam excluídos no intervalo de 90 dias estabelecido nos novos adendos do United States Federal Rules of Civil Procedure. As empresas também devem solicitar aos usuários que arrastem e-mails para a pasta de registros de seus sistemas de e-mail a fim de classificar aqueles que precisam ser armazenados por um período maior do que o padrão; essas pastas devem ser submetidas somente aos usuários cujo trabalho seja orientado por processos.
Por fim, as empresas devem aplicar uma política padrão utilizando a classificação automatizada para outros grupos de usuários e aplicar uma política substitutiva para reter os e-mails que foram sinalizados como portadores de informações sigilosas.
Independentemente do caminho escolhido por uma empresa para gerenciar e-mails, o acréscimo de inteligência às suas políticas de arquivamento ajuda a garantir o equilíbrio entre a otimização do armazenamento, a retenção de registros e a rapidez nas descobertas, ao mesmo tempo que permite tirar proveito do valor comercial das implementações do arquivamento de e-mails.
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