Informações Internas: Construindo uma Intranet

Você acompanha seus negócios à distância? Você está se prejudicando com as freqüentes mudanças de funcionários e informações dos clientes? Seus arquivos precisam ser acessados por muitas pessoas? Pelo que parece sua pequena empresa se beneficiaria com uma intranet.

Uma intranet é uma rede interna acessada através de um navegador da Web, que permite às pessoas de uma organização acessar os recursos locais com eficiência. Ela se parece e funciona como a Internet, mas só pode ser utilizada por pessoas que tiverem acesso através de um login seguro. É uma miniatura da World Wide Web que pertence a sua empresa.

Contar o Estoque

Como as intranets são flexíveis e se adaptam facilmente às suas necessidades, a sua utilização somente será limitada pela sua própria imaginação. Ela pode ser um simples banco de informações de textos, ou um espetacular e elaborado multimídia. Seja qual for o desenho que escolher para a sua intranet, aqui estão algumas das coisas que ela permitirá que você faça:

• Recurso de Informações da Empresa. Mantém os funcionários atualizados sobre suas políticas, procedimentos, notícias e eventos. Enviam o manual dos funcionários, o diretório de telefones e e-mails, e informações de treinamento para os novos funcionários. Também pode ser acessado facilmente: informações financeiras sobre a Empresa, notícias de jornais, artigos específicos sobre comércio, descrições de produtos, base de dados de clientes e pesquisas sobre concorrentes.
• Compartilhar Arquivos. Uma intranet pode criar um local central para arquivos compartilhados, facilitando a programação das salas de reunião, e enviando informações como programações de férias. Funcionários que estejam fora da empresa podem colaborar em projetos junto com seus colegas no escritório, tendo acesso a todas as informações que necessitam enquanto estiverem viajando.
• Ficar atualizado. Usar impressões de materiais que mudam com o tempo ou documentos que sejam atualizados freqüentemente não é eficiente. Documentos impressos muitas vezes se tornam obsoletos logo após a sua distribuição. Com uma intranet, você nunca terá que se preocupar se a lista de telefones que está na sua frente é a mais recente. Armazene a lista em sua intranet e ela sempre será a mais recente.
• Melhorar o RH. Fornecer recursos humanos on-line e informações específicas sobre benefícios aos funcionários, assim como formulários que possam ser transferidos, informações 401K, feriados na empresa e períodos de férias distribuídos. Tornar os procedimentos e as políticas disponíveis para todos ao simples clicar de um botão.
• Reduzir a utilização de papéis. Você pode criar formulários para serem arquivados como reembolsos de despesas, orientação para funcionários e solicitações do departamento de informática. Ou pode eliminar todos os papéis e arquivá-los on-line.
• Agendar com facilidade. Reserve recursos da empresa, salas de reunião e equipamentos de AV. Programe entregas e coletas de pacotes.
• Aumentar a produtividade. Pesquisar por um certo ponto de informação em arquivos intermináveis será uma coisa do passado. Os funcionários não perderão mais tempo em frente a uma copiadora. Funcionários autorizados poderão obter respostas à suas perguntas instantaneamente, tendo mais tempo disponível para concentrar-se nos objetivos importantes da empresa.
• Treinar de forma interativa. Mantenha seus funcionários capacitados com a velocidade das informações mais recentes ou treine novos funcionários para a sua empresa com tutoriais on-line. Você pode criar e armazenar uma biblioteca de guias de treinamento multimídia que irá envolver seu funcionário e resultará em uma maior estabilidade.

Seja Organizado

Uma vez que você tenha se decidido a implementar uma intranet, é hora das perguntas e respostas. Sabendo exatamente para o que você quer usar a intranet, quanto você pode gastar, quem a estará utilizando e quem irá fazer a manutenção, irá fornecer uma idéia melhor de qual opção de hospedagem de intranet é a mais certa para a sua empresa.

• De que hardware você precisa? Qual o equipamento que você já possui? Para que a sua intranet será utilizada? Ela será principalmente um catálogo telefônico com um boletim informativo da empresa, ou você planeja armazenar ferramentas abrangentes de multimídia?
• Quanto você pode gastar? Os custos de instalação variam muito e dependem do tamanho da sua empresa, de que hardware você possui, de que hardware você necessita, e para que você planeja usar a sua intranet.
• Quem é o responsável? Você tem uma equipe de informática dedicada? Se não tem, quem irá cuidar da manutenção de tecnologia, back-ups, atualizações e instalações? Quem será responsável por aprovar e colocar novos conteúdos e quem irá manter as informações atualizadas?
• De quanta segurança você necessita? Sua empresa lida com dados confidenciais? Quem terá acesso a intranet – funcionários em viagens, ou pessoas de fora da empresa como clientes ou compradores?

Faça Acontecer

Agora que você já tem alguma idéia de suas necessidades e desejos, é possível pensar sobre quem está mais adequado para ser o host de sua intranet.

Dentro da Sua Empresa

Manter a sua intranet dentro da organização tem muitas vantagens. Você pode tomar todas as decisões de software e hardware para segurança, acesso e guias de estilo. Se você está preocupado com a proteção de dados confidenciais na sua intranet, poderá aumentar a segurança executando-a você mesmo, eliminando a necessidade de terceiros.

Dependendo de quantas estações de trabalho tem e quão elaborada você planeja que seja a sua intranet, já deverá ter a maioria necessária em termos de software e hardware. Para uma intranet básica, você pode simplesmente adicionar um PC com um servidor da Web à sua rede existente, mesmo que ela não suporte um grande número de funcionários, ela poderá ser ampliada rapidamente.

Sua escolha anda junto com a especialização tecnológica e dinheiro. Você pode investir num grande e caro servidor para expandir suas capacidades na intranet, mas alguém deve fazer a instalação e manutenção. Se você pode fazer isso sozinho, já está tudo pronto. Se você tem uma equipe de informática dedicada ou um espaço disponível para isso em seu orçamento, você está com sorte. Se não tem certeza de que seus negócios têm os recursos necessários para suportar sua própria intranet, há outras opções que podem adaptar-se às suas necessidades.

Recursos de um Provedor de Serviços (ISP)

Se o seu provedor de serviços da Internet (ISP) oferece hospedagem de intranet, é uma boa alternativa para mantê-la dentro da organização. Recursos externos permitem a você desenvolver uma intranet robusta, enquanto evitam investimentos imediatos em hardware mais caros ou funcionários adicionais. Você paga uma taxa mensal razoável e irá também abrir mão de algumas de suas capacidades de personalização por causa das opções limitadas que seu ISP oferece. E não se esqueça – enquanto o seu ISP está preocupado com um grande negócio, sua intranet só precisará de cuidados de vez em quando a partir de mãos capacitadas, sendo que isto pode ser feito pelo seu pessoal de informática ou até por você mesmo.

Escritórios Virtuais

Outra opção para a intranet em pequenas empresas é o "escritório virtual." Esses serviços on-line podem funcionar razoavelmente bem para algumas empresas. Eles oferecem armazenamento de dados, compartilhamento de arquivos, quadros de mensagens, agendamento e gerenciamento de banco de dados.Tudo isso através de um site seguro na Web. Existem, é claro, assuntos de segurança a serem considerados. Por você estar utilizando a Internet para acessar seus arquivos e informações, você estará à mercê do trânsito na Web. Você também pode perder a habilidade de se personalizar extensamente, mas em troca, os escritórios virtuais são baratos e fáceis de usar.

Uma intranet pode beneficiar qualquer empresa. Com sua flexibilidade, facilidade de expansão e capacidade, suas opções são intermináveis. Você pode achar que sua intranet oferece aumento de produtividade e também uma renovação do senso de união da empresa. Pode também verificar que seus gastos serão mais baixos. E finalmente, poderá sempre encontrar uma lista de telefones atualizados.