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Lizenzverwaltung: Überlassen Sie nichts dem Zufall
Die Verwaltung von Lizenzen ist eine oftmals vernachlässigte, jedoch für Unternehmen wichtige Tätigkeit, da die rechtlichen und finanziellen Folgen verheerend sein können. Darüber hinaus bedeutet das Vorliegen erforderlicher Lizenzen einen zusätzlichen Schutz der Informationssysteme.
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Aufgrund weit gefächerter Aufgaben wie der Behebung akuter Probleme, der Schulung von Benutzern oder der Installation von Software bleibt der IT-Abteilung häufig wenig Zeit, das Unternehmen als Ganzes zu betrachten. Der Blick aus der Vogelperspektive auf das gesamte Computersystem eines Unternehmens kommt dabei oft zu kurz und damit auch die Verwaltung von Softwarelizenzen. Eine Untersuchung der Ashdown Group hat ergeben, dass die meisten europäischen Unternehmen ihre Computersysteme selten oder nie überprüfen (50% in Deutschland, 58% in Frankreich, 52% in England) und somit die Lizenzverwaltung vernachlässigen. Rechtliche und finanzielle Risiken sowie ein nicht optimaler Schutz für das Informationssystems des Unternehmens sind die Folge.
A. Lizenzverwaltung: Warum ist sie erforderlich?
Betriebssysteme, Büroanwendungen, Antiviren-Software, Projektsoftware, für bestimmte Abteilungen (wie Buchhaltung, Personalabteilung und Marketing) entwickelte Anwendungen – selbst kleine Unternehmen nutzen oft eine umfangreiche Palette von Softwareprodukten und sind sich dessen manchmal gar nicht bewusst. Mit der zunehmenden Expansion von Unternehmen, die zusätzliche Ressourcen benötigen, neue Niederlassungen eröffnen oder externe Mitarbeiter einstellen, wird es immer schwieriger, den Überblick darüber zu behalten, ob für jedes neu installierte Programm eine Lizenz verfügbar ist.
- Beseitigung des Hacking-Risikos
Für einige Softwareprogramme gelten Nutzungsbeschränkungen, d. h. ihr Einsatzbereich (wie beispielsweise Software, die nur für die nicht kommerzielle Verwendung oder für OEM-Versionen bestimmt ist), ihre Nutzungsdauer und/oder die Benutzerzahl sind eingeschränkt. Es kann also jederzeit passieren, dass ein Unternehmen gegen diese Vorgaben verstößt. Werden keine Lizenzrichtlinien definiert und wird deren Einhaltung nicht überwacht, kann es vorkommen, dass Unternehmen Programme verwenden, deren Lizenz bereits abgelaufen ist, oder Software auf mehr Computern als zulässig installieren.
Solche Aktionen werden als "Hacking" bezeichnet und mit aller Härte des Gesetzes geahndet. Eine Verurteilung kann je nach Land zu Gefängnisstrafen, Geldstrafen, Schließung des Unternehmens oder Beschlagnahmung von Firmeneigentum führen. Zur Vermeidung dieser Risiken müssen Unternehmen ihren Softwarekatalog überwachen.
- Aktualisierung der Software
Die genaue Kenntnis der im Unternehmen eingesetzten Programme ist außerdem erforderlich, um diese stets auf dem neuesten Stand zu halten. Softwarehersteller bieten regelmäßig Sicherheits-Patches und Updates zur Verbesserung der Funktionalität an. Einige dieser Updates müssen käuflich erworben oder abonniert werden. Die Lizenzverwaltung hilft Unternehmen, ihre Anforderungen in diesem Bereich zu überwachen.
- Erfassung der Gesamtkosten von Software
Die Kosten der Software beschränken sich nicht nur auf den Kaufpreis. Die Installation, Schulung, Wartung und Aktualisierung sollten bei den Anschaffungskosten ebenfalls berücksichtigt werden. Einige komplexe Anwendungen, wie beispielsweise ERP-Programme (Enterprise Resource Planning), sind nur langfristig oder bei einem entsprechend weitreichenden Einsatz profitabel. Im Rahmen der Lizenzverwaltung können die Gesamtkosten der Software erfasst und alle Ressourcen ermittelt werden, die unprofitabel sind bzw. nicht effizient eingesetzt werden. Anhand der Ergebnisse können IT-Managern selten genutzte Programme deinstallieren (und somit die Lizenzkosten senken) bzw. den Mangel an Software in anderen Bereichen ausgleichen.
- Vermeidung illegaler Installationen
Indem sie die Einhaltung von Lizenzverwaltungsrichtlinien durchsetzen, können Unternehmen überwachen, welche Software ihre Mitarbeiter installieren. Eigenmächtig installierte Software stellt ein großes Sicherheitsrisiko für das Informationssystem von Unternehmen dar.
B. Tools für die Lizenzverwaltung
Die Verwaltung der Softwarelizenzen setzt voraus, dass IT-Manager die Computersysteme ihres Unternehmens genau kennen. Eine Inventarisierung des gesamten Equipments und der installierten Software ist hierfür unabdingbar. Die manuelle Inventarisierung kann äußerst zeitaufwändig sein. Jedoch stehen zur Automatisierung dieser Aufgabe spezifische Softwareprogramme zur Verfügung. Diese Programme bieten eine fortlaufend aktualisierte Bestandsaufnahme der auf Firmencomputern installierten Anwendungen. Hierfür werden Agenten auf den einzelnen Computern installiert, die mit einem Server kommunizieren. In der Softwaredatenbank werden außerdem das Kaufdatum und die Lizenzbestimmungen gespeichert. Einige Tools senden automatisch eine E-Mail an die IT-Abteilung, wenn das Ablaufdatum oder die Benutzerzahl überschritten wurde bzw. wenn ein Update erforderlich ist. Sie können außerdem Software blockieren, die nicht im Rahmen der Lizenzvereinbarung eingesetzt oder ohne Autorisierung installiert wurde. Es sind auch Programme erhältlich, die sogar die Nutzungsbedingungen der Software anzeigen und die Gesamtkosten berechnen.
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